Håndtering af persondata

Databeskyttelsesforordningen, også kaldet Persondataforordningen (General Data Protection Regulation, GDPR) er en omfattende ny EU-lov om databeskyttelse, der vil give enkeltpersoner bedre databeskyttelse i EU. Hos Haaber Foto har vi opdateret vores systemer og processer så de opfylder kravene til GDPR.

Herunder kan du læse mere om hvordan Haaber Foto håndterer dine data.

1. Hvor kommer oplysningerne fra?

Oplysningerne kommer fra bestillingssedlerne, udfyldt af forældrene, såfremt forældrene ønsker deres barn fotograferet.

Forældrene kan efterfølgende også bestille via telefon eller e-mail.

Gennemføres en ordre i netbutikken, vil oplysningerne blive tilføjet fra denne ordre.

2. Med hvilket formål behandles oplysningerne?                  

Salg, herunder betaling og levering, samt evt. opfølgning/kundeservice – både for skolen/institutionen samt forældre(ne).

Haaber Foto formidler, sælger eller udveksler aldrig dine personlige oplysninger til tredjepart.

Haaber Foto forbeholder sig retten til at videredistribuere portrætbilleder til skolens kartoteks system via udbyder der understøtter institutionens interne system. Ønsker institutionen også gruppebilledet er dette også en mulighed.

3. Med hvilken hjemmel behandles oplysningerne?

Institutionen/forældrebestyrelsen bestiller Haaber Foto til at udføre fotograferingen.

Jf. tilladelsen til portrætfotografering givet på den underskrevne bestillingsseddel beholder Haaber Foto. Når bestillingssedlen er udfyldt, afkrydset ved de ønskede produkter samt underskrevet, er der afgivet ønske om bestilling.

4. Hvilken følsomhed har oplysningerne?

Almindelige persondata

– herunder: Elevens navn, klassetrin, forældres navn(e), adresse samt evt. e-mail og telefonnummer. Haaber Foto hverken bruger eller lagrer CPR-numre.

5. Er den registrerede oplyst om behandlingen?

Det fremgår af vores bestillingsseddel, at man kan læse om håndteringen af oplysningerne på vores hjemmeside.

Oplysningen herom bliver også gentaget ved en gennemførelse af ordrer i vores netbutik.

6. Er personoplysningerne nødvendige for formålet?

Institutionen/forældrebestyrelsen bestiller Haaber Foto til at udføre fotograferingen.

Skoler:

Ja, Haaber Foto skal bruge oplysningerne fra skolen til korrekt opdatering af skolens arkiver – dvs. portrætterne som Haaber Foto er bestilt til at levere til skolens kartoteks system. Derfor modtager Haaber Foto oplysningerne forud for fotograferingen. Bestillingssedlen udfyldt af forældrene er nødvendig i forhold til at kunne dokumentere bestilling, samt til korrekt levering opfølgning/udligning af betaling samt til kundeservice

Institutioner:

Ja, bestillingssedlen udfyldt af forældrene er nødvendig i forhold til at kunne dokumentere bestilling, samt til korrekt levering opfølgning/udligning af betaling samt til kundeservice

7. Hvornår udløber/slettes oplysningerne?

De udfyldte fotosedler gemmes i op til 2 år i aflåst lokale, hvorefter de destrueres.

Barnets/elevens oplysninger udleveret af skolen med henblik på skolens kartotekssystem, slettes ved udgangen af kalenderåret, året efter endt fotografering.

8. Er udløbsdatoen i overensstemmelse med formålet?

Ja, da der løbende kommer henvendelser, med henblik på genbestilling fra tidligere år, vurderer Haaber Foto at det er nødvendigt at opbevare bestillingssedler samt billedfiler i op til 2 år. Opbevaring fungerer samtidig som dokumentation over for underdatabehandler.

9. Er personoplysningerne korrekte og ajourførte?              

Personoplysninger modtaget på forhånd fra skolen er ajourførte fra skolen. Forældre kan tilrette/opdatere disse oplysninger på bestillingssedlen, telefonisk eller på mail, ligesom forældre med børn i institutioner kan påføre ajourførte oplysninger på sedlen.

10. Hvem har adgang til oplysningerne?

Administrative medarbejdere hos Haaber Foto. Fotografen har kun adgang til oplysningerne under fotograferingen.

Haaber Foto forbeholder sig retten til at videredistribuere portrætbilleder til skolens kartoteks system. På ønske fra skolen kan gruppebillede også udleveres.

11. Hvor lagres personoplysningerne?

Udfyldte bestillingssedler opbevares aflåst i virksomheden, samt hos underdatabehandler på beskyttet server. Bestillingssedler samt billedfiler destrueres efter 2 år.

12. Er der procedurer som sikrer den registreredes rettigheder?

Ja. Du har ret til indsigt: Du har til enhver tid ret til at få oplyst, hvilke personlige oplysninger vi har registreret om dig. Kontakt Haaber Foto pr. e-mail, så sender vi dine personlige oplysninger via e-mail inden for rimelig tid.

Retten til at korrigere data:Du har ret til at anmode om at få dine personlige oplysninger rettet, hvis de er ukorrekte, herunder ret til at gøre ufuldstændige oplysninger fyldestgørende.

Retten til at slette data:
Du har til enhver tid ret til at få slettet de personlige oplysninger, som Haaber Foto benytter, undtagen i følgende situationer:

* Hvis du har en bestilling ved Haaber Foto.

* Hvis du har en uafklaret sag hos kundeservice ved Haaber Foto.

* Hvis du har et økonomisk mellemværende med Haaber Foto, uanset betalingsmåde.

* Hvis du har foretaget et køb, beholder vi dine personlige oplysninger i forbindelse med din transaktion af hensyn til bogføringsreglerne.

Herunder også den registreredes øvrige rettigheder; begrænsning af behandling og retten til at kunne flytte sine personoplysninger (dataportabilitiet).

Hvordan kan du udøve dine rettigheder?
Vi tager databeskyttelse alvorligt, og derfor håndterer vi altid dine forespørgsler i henhold til ovennævnte rettigheder.  

Retten til at klage til en tilsynsmyndighed:
Hvis du mener, at Haaber Foto behandler dine personlige oplysninger på en ukorrekt måde, kan du kontakte os på info@haaberfoto.dk

Du har også mulighed for at klage til Datatilsynet.

13. Hvem videregives oplysningerne til? (Underdatabehandlere)

• Alle kundedata opbevares på intern server via en underdatabehandler. Serveren kan tilgås ved support og evt. vedligeholdelse.
• Alle ansatte hos Haaber Foto er underlagt fortrolighed og tavshedspligt.
• I forbindelse med forældrenes bestilling, og et længerevarende udestående, trods fremsendte betalingspåmindelser, vil oplysninger blive videresendt til Haaber Foto`s inkassobureau – en underdatabehandler.
• Alle billeder i Haaber Foto bliver behandlet af en underdatabehandler. Billederne har anonymiserede billedfilnavne under hele processen.
• Haaber Foto hoster deres hjemmeside samt netbutik i Danmark hos underdatabehandlere.
• I forbindelse med levering af billeder til dig kan transportfirmaer modtage oplysninger om dit navn og adresse.

14. Foreligger der (under)databehandleraftale(r)?

Ja, der er udfærdiget databehandleraftale(r) mellem Haaber Foto og underdatabehandlere.

15. Overføres oplysningerne til lande udenfor EU / EØS?

Nej